30 jun Novo case em Gestão Eletrônica de Documentos e Gestão de Conteúdo Empresarial para a Prevcom

Em tempos de trabalho remoto não dá para perder produtividade com processos manuais e burocráticos que ainda utilizam papel, é preciso investir em automação e integração de sistemas que potencializem o compartilhamento, a colaboração e a acessibilidade das informações em qualquer lugar do mundo.

Boa parte do mercado já percebeu isso, e as soluções de GED e ECM têm se tornado cada vez mais essenciais na estratégia de um negócio. Tanto que a cibersegurança e a transformação digital serão prioridades para pelo menos 51% das empresas nos próximos dois anos, segundo estudo global da IBM.

Para a Prevcom – Fundação de Previdência Complementar do Estado de São Paulo, essa transformação era o que faltava para dinamizar seu processo de gestão e aperfeiçoar a organização de documentos digitais, possibilitando que o usuário busque palavras-chave e acesse documentos de forma ágil e segura, mesmo em trabalho remoto.

Com o apoio da IT2B em tecnologias de GED e ECM, a organização migrou do papel físico para documentos 100% digitais, passando a padronizar seus processos internos, disponibilizar dados gerados pelos colaboradores, controlar acessos de usuários, mensurar a produtividade da equipe e construir um banco de dados para a consulta dos processos.

Uma visão muito mais ampla do negócio para realizar o gerenciamento de conteúdo empresarial como um todo, com ferramentas de workflow que permitem concluir os tramites necessários de forma digital.

Benefícios que a Solução de Gestão Eletrônica de Documentos trouxe para a rotina da Prevcom

O projeto entregue pela IT2B otimizou o gerenciamento de processos da empresa, como o acompanhamento do fluxo de trabalho, os pagamentos, tramites documentais e assinaturas de contrato, tudo de maneira digital, segura e padronizada.

A IT2B utilizou o SW DOCFLOW, da Dataeasy, que possibilitou criar documentos através de templates personalizados, tornando-os acessíveis a todo organograma da Prevcom, de acordo com as diretivas de segurança garantidas pelo registro de todas as ações em auditoria, desde o cadastro até a disposição final.

A digitalização de documentos facilitou o dia a dia das equipes e impactou positivamente vários setores da empresa como a Diretoria, a Gerência, o RH, o Comercial e o Financeiro, que agora conseguem compartilhar e recuperar informações direto na nuvem por meio de sistemas integrados em uma única plataforma web. Além de ter representado uma importante economia de papel, recursos e espaço, minimizando riscos de perder ou danificar um documento pela ação do tempo.

Confira alguns diferenciais que a solução da IT2B oferece:

• Apresenta compatibilidade com sistemas operacional Windows e Linux;
• Aumenta a facilidade da integração com sistemas legado;
• Controla o tramite eletrônico de documentos e processos;
• Disponibiliza parametrização fácil por meio de formulários e tabelas;
• Favorece o acesso via web, sem a necessidade de instalação na estação de trabalho, com aplicação toda em nuvem;
• Garante processos de auditoria assertivos;
• Permite certificação digital baseada na ICP-Brasil;
• Oferece conformidade com a legislação brasileira;
• Permite a indexação e busca instantânea de toda a base documental disponível;
• Possibilita a gestão arquivística;
• Possui interface intuitiva.

Há mais de 20 anos a IT2B leva um portfólio de soluções e tecnologias focadas na Transformação Digital para sustentar processos e apoiar o crescimento de organizações, tanto no setor público quanto no privado, contabilizando diversos cases de sucesso.

Suas soluções inovadoras de GED e ECM apoiam a gestão do conteúdo digital, cuidando de todo ciclo de vida da documentação e gerando certificados de autenticação que atendem os mais rigorosos protocolos de segurança.

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