28 abr Entenda como a Gestão Eletrônica de Documentos beneficia o setor público
A pandemia trouxe novos hábitos e necessidades que reforçaram a importância já crescente do digital nas nossas vidas, tanto que os órgãos governamentais têm reconhecido cada vez mais a necessidade de automatizar processos e oferecer serviços digitais à população.
Bons exemplos disso são o decreto 10.278/2020, de março de 2020, que prevê as técnicas e os requisitos para que arquivos digitalizados tenham o mesmo efeito legal dos documentos originais, e os dados da Secretaria de Governo Digital do Ministério da Economia, que mostram que cerca de 59% dos serviços direcionados ao atendimento público já estão totalmente digitalizados, e a meta é atingir 100% até 2022 – mais informações sobre o assunto estão disponíveis no blog.
Mas como alcançar a Transformação Digital em meio a tantos desafios que envolvem a atualização de processos antiquados, a integração de sistemas e a inconsistência de dados?
A digitalização é um caminho sem volta
A resposta para desburocratizar e ganhar eficiência na gestão pública está nos softwares com tecnologia GED – Gestão Eletrônica de Documentos.
Esses sistemas organizam arquivos em meios eletrônicos, concentrando os dados em formato digital e possibilitando que o usuário busque palavras-chave e acesse documentos de forma ágil e segura em qualquer lugar do mundo, recurso fundamental para apoiar o trabalho em tempos de distanciamento social.
A digitalização de documentos facilita o dia a dia do gestor público, que consegue agilizar processos, simplificar o armazenamento e garantir a segurança da informação, permitindo que somente pessoas autorizadas tenham acesso aos arquivos.
Assim ele consegue controlar, compartilhar e recuperar informações direto na nuvem, com a unificação de todos os canais em uma única plataforma online para minimizar riscos, como o de perder ou danificar um documento pela ação do tempo.
12 Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos no poder público
- Gera registros simplificados e garante a cibersegurança;
- Aumenta a agilidade e a praticidade na rotina profissional;
- Reduz custos e ajuda o meio ambiente, eliminando impressões desnecessárias;
- Aumenta a produtividade ao facilitar buscas por palavra-chave;
- Proporciona economia de espaço físico;
- Possibilita o acesso de qualquer lugar do mundo;
- Oferece total segurança e privacidade da informação, alinhado à LGPD;
- Permite fazer backups de documentos para manter cópias de segurança;
- Facilita o compartilhamento de arquivos;
- Possibilita a colaboração remota;
- Otimiza a organização de toda a base de dados;
- Gera uma economia de até 97% nos custos de atendimento (segundo dados do PNAD/IBGE)
São inúmeras as vantagens da digitalização, por isso listamos apenas as mais relevantes para o setor público. Clique aqui e confira outros benefícios do gerenciamento digital.
Gestor público, escolha um parceiro especializado
A IT2B possui um portfólio de soluções e tecnologias focadas na Transformação Digital de instituições públicas, e contabiliza grandes cases de sucesso na digitalização de documentos.
As prefeituras de Viradouro, Cardoso e Barretos, no estado de São Paulo, já receberam os serviços de GED para diferentes Secretarias como: Finanças, Administração e Secretaria Municipal do Governo. Ao todo, foram mais de 700 mil documentos digitalizados, atendendo todos os protocolos de segurança e agilizando os processos internos das instituições públicas.
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