25 nov Como saber se sua empresa precisa de um software de ECM?
Cada vez mais as empresas estão investindo em tecnologias que melhoram seus processos e utilizam os dados para tomada de decisões, como as soluções de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM), as quais capturam, armazenam, ativam, analisam e automatizam o conteúdo dos negócios, gerando um novo valor para dados que anteriormente estavam desestruturados e indisponíveis.
Uma pesquisa do Gartner de julho deste ano descobriu que os CFOs (Chief Financial Officers) vão priorizar investimentos em tecnologias de automação de back-office nos próximos 12 meses. Para eles, automatizar os fluxos de trabalho é a chave para obter ganhos de eficiência em várias áreas, incluindo contas a pagar, contas a receber e serviços internos de TI, como suporte de help desk. Em um cenário com restrições de caixa, onde as margens estão sob pressão, a urgência de melhorar a produtividade nessas áreas é grande.
O ECM é um conjunto de processos, estratégias e ferramentas que permitem que uma empresa obtenha, organize, armazene e forneça informações críticas para seus funcionários, outras partes interessadas e clientes de maneira eficaz. Ele evoluiu rapidamente à medida que diferentes formas de conteúdo foram introduzidas no ambiente de trabalho.
No entanto, essas ferramentas continuam focadas no gerenciamento digital das informações de uma empresa em um repositório centralizado e no uso do conteúdo digital para dar suporte aos processos de negócios e ajudar a atingir as metas.
ECM ou GED?
Há uma confusão sobre a diferença entre ECM e GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Ambas as siglas não foram definidas por entidades oficiais e as empresas fornecedoras de soluções as usam conforme seus entendimentos. Normalmente se diz que o ECM é uma evolução do GED; que o GED é para um departamento e o ECM é para a empresa toda. Mas há controvérsias.
Até mesmo a definição de conteúdo pode variar significativamente de empresa para a empresa, mas geralmente se refere a qualquer informação que os funcionários usam para fazer seu trabalho.
No contexto do ECM tradicional, o conteúdo são documentos que antes eram em papel, como faturas, currículos e contratos, e que foram digitalizados. À medida que a tecnologia avançou, a definição de conteúdo se ampliou para incluir arquivos de vídeo e áudio, postagens de mídia social, e-mail, conteúdo da web e muito mais.
Quando investir em ECM?
Geralmente, as empresas percebem a necessidade de investir em um software de ECM quando se veem lidando com excesso de informações desestruturadas e desorganizadas em sua organização. Na maioria dos casos, o problema é sentido quando se percebe que processos aparentemente simples demoram muito para serem realizados, uma vez que encontrar um documento específico pode ser uma tarefa penosa.
A percepção de que há gargalos e processos desnecessários em atividades que poderiam ser automatizadas é outro sinal de que está na hora de investir em uma solução de ECM.
Softwares de gestão do conteúdo empresarial desencadeiam fluxos de trabalho colaborativos com os responsáveis por executarem ações no documento, como assinar (com assinatura digital), editar ou comentar, além de garantir o controle de qualidade do mesmo. Isso se torna mais urgente com o trabalho híbrido ou remoto, quando parte dos colaboradores trabalham fora da empresa.
A LGPD
A nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor desde o final de 2020, aborda as questões de privacidade dos dados pessoais em poder das empresas. A lei forçou as empresas a repensarem suas estratégias de tratamento de dados, tanto de clientes, quanto de funcionários e parceiros.
Adotar soluções de ECM ajuda empresas a estarem em conformidade com a LGPD, que exige que os dados coletados sejam utilizados para finalidade específica, legítima e clara. A partir da digitalização e gestão do inventário digitalizado de documentos, o ECM permite a organização destes materiais por grupos de função e propósito a que se destinam.
Assim, fica mais claro para todos os usuários envolvidos em cada documento entender e respeitar a finalidade destinada, atendendo, assim, a mais uma exigência da LGPD, a de compatibilidade, ou seja, a garantia de que cada dado seja usado somente para o propósito informado no momento da coleta.
Com o ECM, também é possível garantir que cada documento fique disponível somente para pessoas definidas, controlando acessos e garantindo que a informação seja entregue apenas a quem tem autorização para trabalhar com ela.
Em relação à segurança, os dados digitalizados são centralizados em uma base única, que pode estar na Nuvem, em servidores seguros. Isso também permite segurança no acesso remoto, no caso do trabalho híbrido, sem a necessidade de os documentos estarem armazenados em notebooks, desktops, smartphones, pen-drives e outros dispositivos.
A sua empresa já utiliza o ECM?
Os avanços tecnológicos estão tornando o ECM mais importante do que nunca. A proliferação do trabalho remoto exigiu os recursos de continuidade de negócios e colaboração que o ECM oferece.
Com as informações espalhadas em diversas áreas da corporação, muitas empresas estão percebendo que processos aparentemente simples demoram muito para serem realizados. Ao notar gargalos em atividades que poderiam ser automatizadas, percebemos que é hora de investir em uma solução de ECM.
A adoção dessa tecnologia ainda ajuda as empresas a vencerem várias etapas de conformidade com a LGPD. Com a digitalização e gestão do inventário digitalizado de documentos, permitindo a organização desses materiais por grupos de função e propósito a que se destinam. E possibilita que apenas profissionais autorizados tenham acesso a determinadas informações.
Para uma implementação bem-sucedida de uma solução de ECM é recomendável o apoio de um parceiro confiável. A IT2B possui profissionais especializados para auxiliar a sua empresa na definição, implantação e sustentação de projetos de ECM, fornecendo os especialistas e as ferramentas necessárias. Entre em contato conosco e saiba como implementar essa e outras soluções.
