27 jul Como a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) pode impactar efetivamente na produtividade da empresa 

No mundo dos negócios de hoje, é mais importante do que nunca ser produtivo. É por isso que tantas empresas estão recorrendo aos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) para ajudá-las a se tornarem mais eficientes. 

O gerenciamento eletrônico de documentos é um sistema usado para armazenar, gerenciar e rastrear documentos eletrônicos e imagens digitais. Um GED pode ajudar as organizações a acompanhar todas as diferentes versões de um documento, bem como quem fez as alterações e quando. 

Os sistemas GED também fornecem ferramentas para colaboração, como bate-papo online, e-mail e compartilhamento de documentos. Ao implementar um gerenciamento eletrônico de documentos, as empresas podem melhorar sua produtividade e eficiência. 

Os benefícios da implementação de sistemas de gerenciamento de documentos são significativos e se acumulam rapidamente — o valor de mercado do setor de sistemas de gerenciamento de documentos deve aumentar para US$ 6,78 bilhões até 2023.  

Basicamente, um sistema GED organiza todas as informações de uma empresa em um local de fácil acesso, permitindo que os funcionários encontrem rapidamente o que precisam e voltem ao trabalho. 

Ao implementar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, as empresas podem ver um aumento na produtividade e eficiência como um todo. 

 

O que é um gerenciamento eletrônico de documentos e como funciona

 

Um sistema GED concentra todas as informações de uma empresa em um único local. Esse sistema permite que os funcionários tenham acesso rápido e fácil a todos os documentos da empresa. 

O funcionamento de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é simples. Os funcionários precisam apenas se registrar no sistema e ter um login e senha. Uma vez registrados, eles podem acessar todos os documentos da empresa a qualquer momento. 

Além disso, o sistema GED armazena todos os documentos da empresa em um único local, o que facilita o processo de busca. Isso reduz significativamente o tempo gasto pelos funcionários na procura de determinado documento. 

 

Quais são os benefícios de se ter um gerenciamento eletrônico de documentos?

 

Os principais benefícios de se ter um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos são: 

• Aumento da produtividade 

Um dos principais benefícios de se ter um sistema GED é o aumento da produtividade. Usar um sistema de gerenciamento de documentos significa que os funcionários não perdem tempo procurando arquivos em vários computadores, aplicativos ou plataformas baseadas em nuvem. 

Qualquer pessoa com o acesso certo pode encontrar os documentos de que precisa de forma rápida e fácil usando a barra de pesquisa. Como os funcionários podem acessar rapidamente todos os documentos da empresa, eles não precisam perder tempo procurando por determinado documento. 

• Maior eficiência 

Outro benefício de se ter um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é o aumento da eficiência. Isso acontece porque os funcionários podem facilmente encontrar o que precisam, sem perder tempo procurando. 

Além disso, os sistemas GED garantem que os membros da equipe sempre tenham acesso à versão mais recente do documento. 

• Redução dos custos 

Implementar um sistema GED também pode reduzir significativamente os custos da empresa. Como todos os documentos ficam armazenados em um único lugar, a empresa não precisa mais imprimi-los e enviá-los para diferentes departamentos. 

Além disso, ao tornar os documentos digitais, as empresas reduzem o investimento em espaço e estrutura física para armazenar documentos. O que possibilita investir em áreas mais estratégicas do negócio. 

• Acesso remoto 

Um sistema GED também permite que os funcionários acessem os documentos da empresa de qualquer lugar. Isso é especialmente útil para as empresas cujos funcionários trabalham em diferentes locais. 

O gerenciamento eletrônico de documentos garante que os arquivos que entram e saem de sua organização estejam digitalmente protegidos e armazenados com segurança em uma plataforma central e acessível para que todas as equipes possam acessar.  

 

Como implementar um gerenciamento eletrônico de documentos em seu negócio

 

Implementar um GED pode parecer um processo complicado, mas na verdade é bem simples. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a implementar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos em sua empresa: 

1. Escolha um software: existem muitos softwares disponíveis no mercado, então escolha o que melhor se adequar às suas necessidades.

2. Treine seus funcionários: após escolher o software certo, treine seus funcionários para que eles possam usá-lo da melhor maneira possível.

3. Defina um processo: estabeleça um processo para a criação, edição e compartilhamento de documentos. Isso garantirá que todos os documentos sejam criados e compartilhados de forma consistente.
   
   

Dicas para tirar o máximo proveito do seu GED

 

Depois de implementar um sistema GED, é importante saber como tirar o máximo proveito dele. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo: 

Crie documentos eficientes: como os documentos serão armazenados e compartilhados digitalmente, é importante criá-los de forma eficiente. Isso significa usar uma fonte legível e evitar imagens desnecessárias. 

Organize seus documentos: outra coisa a considerar é a organização dos seus documentos. É importante ter uma estrutura de pastas bem definida para que seja fácil encontrar o que você precisa. 

Compartilhe documentos com cuidado: por último, mas não menos importante, é compartilhar os documentos da sua empresa com cuidado. Isso significa escolher as pessoas certas para o compartilhamento e garantir que elas possam acessar os documentos quando precisarem.

 

A Gestão Eletrônica de Documentos pode ser uma grande aliada da produtividade de uma empresa

 

Como vimos no decorrer do artigo, a utilização do GED pode ser um grande aliado para a produtividade de uma empresa. Ao consolidar todas as informações de uma empresa em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, os funcionários podem ter acesso rápido e fácil a tudo o que precisam durante o trabalho. 

Isso pode levar a um aumento significativo na produção, pois cada funcionário poderá trabalhar com mais eficiência.  

Já pensou em como a utilização de um sistema de gestão documental pode impactar positivamente no crescimento contínuo da sua empresa? 

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