Entenda mais sobre a automação nas empresas e o que deve ser levado em consideração na hora de planejar

A Automação de Processos é uma das grandes tendências do mercado de tecnologia com previsão de crescimento médio anual de 12,9% entre 2018 e 2023 atingindo US$13,75 bilhões, segundo o Gartner. Esse processo consiste em digitalizar trabalhos manuais repetitivos, tornando-os mais simples, rápidos e eficazes, além de diminuir ou eliminar os erros em sua execução.

Ao contrário do que muitos pensam, a Automação de Processos não tem como objetivo substituir as pessoas e sim otimizar tarefas repetitivas, liberando o tempo dos colaboradores para atividades de maior valor agregado. Outra característica importante, é que ele pode ser aplicado em praticamente todos os departamentos de uma empresa, como por exemplo nos Recursos Humanos, setores como Jurídico, Financeiro, Operações e até em Logística, Vendas, Marketing e TI.

Para realizar a Automação de Processos é necessário integrar diferentes sistemas e obter acesso à diversas fontes de dados, com isso a tecnologia da informação tornou-se peça-chave para essa tarefa. Hoje, uma variedade de recurso inovadores são utilizados para isso, dentre eles temos:  plataformas low-code/no-code, sistemas de fluxo de trabalho, processamento inteligente de documentos (IDP), automação robótica de processos (RPA), plataformas de integração, chatbots, dentre outros.

A inteligência artificial (IA), também possui um papel essencial e cada vez maior na Automação de Processos, e é justamente a combinação de todas essas tecnologias que chamamos de hiperautomação. Contudo, alguns pontos devem ser observados antes de escolher este caminho de automatização dentro de uma empresa:

• Primeiro, é importante considerar um planejamento antes da execução do projeto em si. A facilidade de uso destas tecnologias aliada ao desenvolvimento descentralizado, pode levar a um emaranhado de recursos e processos desconectados e redundantes, resultando em altos custos de acompanhamento e manutenção.
• Outro ponto que precisa ser observado é que uma empresa pode ter processos que se estendem além dos limites dela, interagindo com fornecedores, distribuidores, governo e clientes. Com isso, se mal planejado, corre-se o risco de haver uma quebra no processo, caso essas entidades externas façam mudanças em seus sistemas.

Dicas para a Automação de Processos na prática

Seguem algumas dicas e ações que devem ser adotadas antes, durante e após a implantação para colaborar com a automação dos processos da sua empresa:

• Antes de automatizar um processo, deve-se mapear e redefini-lo, caso necessário. Se não o fizer, corre-se o risco de automatizar somente uma parte das atividades, fugindo do conceito de ponta a ponta.
• Sem entender os objetivos gerais, desempenho esperado e requisitos mínimos, a Automação de Processos será uma dor de cabeça no futuro, pois é como um carro em alta velocidade sem um motorista.
• Deve ser avaliado o ganho tanto financeiro direto (economia ou ganho de $$) quanto indireto (exposição da marca, atendimento a clientes, etc.), antes de decidir pela a automatização dos processos de uma organização.
• Também deve ser estabelecido um acompanhamento constate dos processos e aplicativos automatizados, através da documentação em um repositório corporativo. O repositório corporativo será usado para coordenar os projetos de automação e para garantir que todos os projetos atendam os objetivos da empresa.
• É essencial realizar uma monitoria continua dos processos, com o objetivo de aferir as metas de desempenho e realizar correções proativas. Processos automatizados são sistemas vivos, ou seja, sofrem influências permanentes dos requisitos demandados, seja pelos clientes, fornecedores, governo (legais), ou até mesmo pela própria empresa ou pelas mudanças de mercado. Com isso, é importante manter um time que monitore e faça as correções necessárias, para garantir que os resultados continuem sendo atingidos.

Um alinhamento claro nos objetivos da Automação de Processos e a integração em um ciclo de medição e otimização constantes, são essenciais para uma implantação bem-sucedida.

A IT2B possui profissionais especializados para auxiliar as empresas na definição, implantação e sustentação da Automação de Processos, fornecendo os especialistas e as ferramentas necessárias.

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